En quoi consiste un logiciel de caisse certifié ?

Les fondamentaux de la certification NF525

La certification NF525 est une norme française établie par l'AFNOR (Association Française de Normalisation) pour lutter contre la fraude à la TVA et garantir une traçabilité optimale des transactions. Cette certification est dédiée aux logiciels de caisse et aux systèmes d'encaissement, qu'ils soient physiques ou en ligne.

Pour obtenir cette certification, un logiciel doit répondre à des critères précis en matière d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Par ailleurs, il doit permettre :

• La sécurisation de l'enregistrement des données relatives à l'encaissement
• La signature électronique des enregistrements des pièces justificatives
• L'impression sur le ticket de la signature et du numéro du certificat
• La création d'un journal des événements techniques
• L'archivage des données pour une durée définie

Enfin, la certification NF525 est gérée par INFOCERT, un organisme indépendant partenaire de l'AFNOR.

Décrypter la certification LNE

La certification LNE est une autre norme de référence dans le domaine des systèmes d'encaissement. Développée par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE), elle vise à démontrer la conformité des produits certifiés aux exigences réglementaires. Tout comme la NF525, la certification LNE s'applique à tous types de systèmes d'encaissement, qu'il s'agisse de caisses matérielles ou de logiciels.

Cette certification garantit que le système ou logiciel respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Elle est délivrée par le LNE, un organisme de certification indépendant accrédité par le COFRAC (accréditation n° 5-0012).

Parmi les acteurs du marché de l'encaissement qui ont obtenu cette certification, on peut citer KWISATZ et Trivec. Ces entreprises ont réussi à démontrer la conformité de leurs produits aux exigences réglementaires, à travers des évaluations documentaires, fonctionnelles et de robustesse en parallèle d’audits annuels.

Comprendre l'obligation de la certification depuis 2018

Qu'est-ce qui a changé en 2018 ?

En 2018, la loi fiscale française a subi une modification majeure. Depuis le 1er janvier 2018, l'utilisation d'un logiciel de caisse certifié est devenue obligatoire pour tous les professionnels assujettis à la TVA, que ce soit pour des transactions en magasin ou en ligne. Cette mesure vise à lutter contre la fraude à la TVA et à garantir une meilleure traçabilité des transactions. C'est dans ce contexte qu'interviennent les certifications NF525 et LNE, qui attestent de la conformité des logiciels de caisse aux obligations de sécurisation et d'archivage des données. En cas de non-conformité, les entreprises s'exposent à une amende de 7500€.

Comment faire pour se mettre en conformité ?

Pour se mettre en conformité, vous devez tout d'abord vous assurer que votre système d'encaissement respecte les critères d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Ensuite, vous devez obtenir une certification pour votre logiciel de caisse, soit la NF525 ou la LNE.

Cette certification peut être demandée directement à l'éditeur du logiciel ou à un organisme indépendant accrédité. Il est crucial de garder à l'esprit que chaque nouvelle version du logiciel nécessite une nouvelle certification.

Il est également recommandé de réaliser régulièrement des mises à jour de votre logiciel pour garantir sa conformité. En cas de doute, n'hésitez pas à demander une attestation de conformité à l'éditeur de votre logiciel. Cette attestation vous permettra de justifier du respect des normes en cas de contrôle.

Le logiciel de caisse enregistreuse certifié : un outil de gestion

Au-delà de la conformité réglementaire, le logiciel de caisse enregistreuse certifié est un outil de gestion indispensable pour optimiser le fonctionnement de votre entreprise. Il offre une visibilité en temps réel sur vos opérations de caisse, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées.

• Grâce à ses tableaux de bord, vous pouvez suivre l'évolution de vos ventes, analyser votre chiffre d'affaires, le panier moyen ou encore le nombre de nouveaux clients.
• Il vous permet aussi de gérer vos stocks de façon efficace, en évitant les ruptures ou les surstocks.
• Les programmes de fidélité peuvent être gérés directement depuis le logiciel, améliorant ainsi la relation client.
• Enfin, il facilite la gestion comptable en garantissant une traçabilité des transactions et une conformité aux lois de finances.

Il s'adapte à tous les types de commerce, que ce soit un salon de coiffure, une boulangerie ou un magasin de vêtements. Il est essentiel de choisir un logiciel qui répond aux besoins spécifiques de votre activité.

Les avantages d'un logiciel de caisse gratuit et certifié

Liste des meilleurs logiciels certifiés

Voici une sélection des meilleurs logiciels de caisse certifiés, en se basant sur leur popularité et leurs performances :

• RoverCash : Bien qu'il ne soit pas adapté aux besoins des CHR, RoverCash reste un bon choix pour d'autres types de commerces.
• helloCash : Ce logiciel certifié NF 525 est adapté aux TPE et peut être installé sur divers supports.
• AirKitchen : Recommandé pour les CHR nécessitant des fonctionnalités plus performantes.
• L’Addition : Spécialisé dans la restauration, ce logiciel est simple et professionnel.
• Lightspeed : Il offre des fonctionnalités performantes et est recommandé pour les CHR.
• Hiboutik : Ce logiciel de caisse gratuit et certifié est facile à utiliser et à configurer.

Comment choisir son logiciel gratuit et certifié ?

Pour choisir votre logiciel gratuit et certifié, plusieurs critères sont à prendre en compte. Veillez d'abord à la conformité du logiciel avec les normes en vigueur (NF525 ou LNE). Assurez-vous que le logiciel est régulièrement mis à jour pour rester conforme à l'évolution de la législation.

La réputation de l'éditeur du logiciel est également un élément clé. Un éditeur de confiance assure généralement un service après-vente de qualité, essentiel pour résoudre rapidement les éventuels problèmes techniques.

Pensez aussi à l'ergonomie de l'interface. Un logiciel facile à prendre en main vous fera gagner du temps et facilitera votre gestion quotidienne.

Enfin, prenez en considération les fonctionnalités offertes. Un bon logiciel doit permettre une gestion efficace des commandes, ventes, remises, retours et échanges. Il doit aussi offrir un suivi de stock précis et un historique client complet.

Rappelez-vous : le logiciel parfait pour votre entreprise est celui qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.

Le système de caisse en ligne : une alternative moderne

Les particularités d'un système de caisse en ligne certifié

Un système de caisse en ligne certifié présente plusieurs spécificités. Il répond aux mêmes obligations légales qu'un logiciel de caisse physique, notamment en termes d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. En outre, il doit être certifié par un organisme indépendant ou par l'éditeur du logiciel lui-même.

Côté pratique, l'utilisation d'un système de caisse en ligne nécessite une connexion internet fiable. Le choix du logiciel doit également prendre en compte l'interface utilisateur, l'ergonomie et les fonctionnalités proposées. Parmi ces dernières, on retrouve généralement la gestion des stocks, la gestion des ventes, le suivi des transactions et des paiements, ainsi que la possibilité de générer des rapports d'activité.

Côté technique, la certification d'un système de caisse en ligne repose sur des critères spécifiques :

• Inaltérabilité : le logiciel doit garantir que toutes les transactions enregistrées ne peuvent être modifiées ou supprimées.
• Sécurisation : le logiciel doit assurer la confidentialité des données enregistrées.
• Conservation : le logiciel doit conserver toutes les données enregistrées pendant une durée minimale définie par la loi.
• Archivage : le logiciel doit permettre d'archiver les données de manière ordonnée et sécurisée.

Il convient de noter que chaque mise à jour du logiciel nécessite une nouvelle certification. Enfin, le choix d'un système de caisse en ligne certifié doit prendre en compte le service client offert par l'éditeur du logiciel, ainsi que sa réputation sur le marché.

La transition vers l'encaissement numérique : une nécessité ?

Avec la digitalisation croissante des activités commerciales, la transition vers l'encaissement numérique est devenue une évolution incontournable. En plus de répondre aux obligations légales, elle offre de nouveaux avantages pour les entreprises.

L'encaissement numérique se traduit par l'utilisation d'un logiciel de caisse certifié pour enregistrer et tracer toutes les transactions. L'objectif est double : faciliter le contrôle fiscal et optimiser la gestion des opérations de vente.

La digitalisation de l'encaissement permet de réduire considérablement les erreurs de caisse et offre un suivi précis de l'activité commerciale. Elle permet également une plus grande flexibilité dans la gestion des ventes et des stocks.

L'administration fiscale encourage cette transition en imposant des normes strictes pour la certification des logiciels de caisse. En cas de contrôle, les entreprises doivent présenter un certificat de conformité pour leur système de caisse.