Les différents types d'outils collaboratifs indispensables en entreprise
Avant de comparer les outils, faisons un rapide tour d'horizon des grandes familles d'outils qui faciliteront le travail collaboratif dans votre entreprise :
- Les outils de gestion de projet (comme Asana ou Monday), pour planifier vos tâches, suivre vos projets et coordonner vos équipes
- Les solutions de knowledge management (comme Notion), pour créer et partager facilement une base de connaissances commune
- Les plateformes de communication interne (comme Slack ou Google Chat), pour fluidifier les échanges entre collaborateurs
- Les outils de productivité bureautique (comme Google Workspace), pour créer et partager vos documents
- Les outils de brainstorming et d'idéation (comme Miro ou Mural), pour animer vos ateliers et réunions créatives à distance
Bien entendu, certains outils sont à cheval sur plusieurs catégories. Notion par exemple est à la fois un outil de knowledge management, de gestion de projet et de productivité. A vous de choisir la combinaison d'outils qui répondra le mieux à vos cas d'usages.
Comment bien choisir ses outils collaboratifs ?
Trouver les bons outils d'organisation et de collaboration n'est pas toujours simple. Voici quelques critères à prendre en compte avant d'arrêter votre choix.
Vos besoins et vos cas d'usages
Avant de comparer les différentes solutions du marché, interrogez-vous sur vos besoins réels. Quels sont les cas d'usages prioritaires que vous voulez adresser ? Coordonner un projet complexe avec une méthodologie agile ? Centraliser votre documentation produit ? Limiter l'envoi d'emails internes ? Organiser des brainstormings avec vos équipes en télétravail ?
Listez et priorisez vos principaux besoins pour orienter vos recherches. N'hésitez pas à inclure les futurs utilisateurs dans votre réflexion, par exemple en les sondant sur leurs attentes et leurs outils préférés.
La simplicité d'utilisation
Le meilleur outil du monde ne vous servira à rien si personne n'arrive à s'en servir ! Choisissez donc toujours des solutions intuitives, qui ne nécessiteront pas de longues heures de formation pour être adoptées par vos équipes.Des outils "user-friendly" comme Trello ou Notion sont de bons exemples. Leur prise en main est quasi immédiate. Privilégiez aussi les solutions qui disposent de nombreux templates et dont les interfaces sont personnalisables selon vos préférences.
L'intégration avec votre système d'information
Vos différents outils collaboratifs devront communiquer et s'intégrer efficacement entre eux, ainsi qu'avec le reste de votre système d'information (CRM, ERP, outils métiers...). Par exemple, vous devez pouvoir facilement exporter vos contacts depuis votre CRM vers votre outil de communication interne, ou synchroniser les tâches de votre projet avec votre agenda.
Dirigez-vous vers des solutions ouvertes, qui offrent de larges possibilités d'intégration, soit via des connecteurs natifs, soit via des API. Des plateformes comme Zapier vous permettront de connecter facilement des centaines d'applications entre elles.
Le prix et le ROI
Le coût est souvent le principal frein à l'adoption d'un nouvel outil, surtout dans les petites structures. Mais n'oubliez pas qu'un outil collaboratif n'est pas une dépense mais un investissement qui vous fera gagner en productivité et en efficacité.
Pour évaluer le retour sur investissement, calculez le temps (et donc l'argent) que vous perdez aujourd'hui sur des tâches chronophages et répétitives (reporting, recherche d'information, réunions inefficaces, échanges d'emails...). Vous verrez que dans la plupart des cas, l'investissement sera vite rentabilisé !
Pour les budgets serrés, sachez qu'il existe d'excellents outils gratuits ou low-cost (comme Trello ou Google Docs). A l'inverse, si vous avez des besoins plus poussés, des solutions premium comme Asana ou Monday seront plus adaptées.
Notre sélection des meilleurs outils collaboratifs en 2023
Notion : la solution tout-en-un d'organisation d'entreprise
Lancé en 2016, Notion est rapidement devenu l'un des outils préférés des startups et des entreprises innovantes pour organiser et partager leurs connaissances. Mais sa polyvalence en fait un véritable couteau-suisse qui va bien au-delà d'un simple wiki d'entreprise. Avec Notion, vous pouvez aussi bien gérer vos tâches et vos projets, prendre des notes, créer des bases de données, publier des documents...
Sa force : une interface épurée et intuitive, des modèles pour tous les usages et des possibilités de personnalisation très poussées. Notion regroupe à lui seul les fonctionnalités d'Evernote, Confluence, Trello et Airtable. De quoi remplacer des dizaines d'outils par une interface unique !
Notion dispose d'une offre gratuite généreuse et d'un plan Pro à 8$/utilisateur/mois. Un excellent rapport qualité-prix pour les PME et startups qui cherchent à organiser et fluidifier le travail d'équipe.
Monday : l'outil intuitif et puissant de gestion de projet
Avec sa célèbre publicité diffusée lors du Super Bowl 2020, Monday est l'un des outils de gestion de projet dont la popularité a explosé ces dernières années. Il faut dire que la plateforme se distingue par son interface colorée et ultra intuitive qui met sa puissance à la portée du plus grand nombre.
Monday permet de gérer facilement tous types de projets (waterfall, agile, Kanban...) ainsi que des tâches récurrentes et des workflows spécifiques. L'outil brille notamment par la personnalisation des vues (timeline, Gantt, Kanban, calendrier...) ainsi que des tableaux de bord et rapports avancés pour suivre l'avancement des projets en temps réel.
Les tarifs de Monday démarrent à 8$ par utilisateur et par mois. Un coût certes plus élevé que Trello par exemple, mais qui se justifie par des fonctionnalités plus poussées et adaptées aux entreprises. Des formules spécifiques existent pour les projets marketing, IT, ventes, RH...
Asana : la référence de la gestion de tâches en équipe
Asana est certainement l'outil de gestion de projet collaboratif le plus connu et utilisé au monde, notamment par les équipes agiles et créatives. Très visuel, il permet d'organiser et de suivre facilement toutes vos tâches et vos projets, avec des vues adaptées à chaque besoin : liste, tableau, calendrier, timeline, Kanban...
Asana se distingue par ses fonctionnalités de communication intégrées (commentaires, chat temps réel) ainsi que par son large écosystème (plus de 100 intégrations avec des applications tierces). On apprécie aussi les fonctions avancées de gestion de portefeuille et de reporting qui permettent d'avoir une vision d'ensemble de tous ses projets.
Le prix d'Asana démarre à 10,99€ par utilisateur et par mois, avec des fonctionnalités qui montent en puissance selon les formules (Business et Enterprise). Un outil premium taillé pour les entreprises matures en gestion de projet.
Trello : le tableau Kanban intelligent pour gérer vos tâches
Avec son interface en forme de tableau Kanban, Trello est l'outil idéal pour gérer visuellement et simplement vos projets et vos listes de tâches. Ultra flexible, il permet d'organiser ses cartes (tâches) en colonnes (états) et de les déplacer d'une simple glisser-déposer. Chaque carte peut être enrichie de checklist, documents, commentaires, dates limites...
Grâce à son concept simple et visuel, Trello convient à tous types d'équipes et de projets (marketing, ventes, RH, développement...). Il peut aussi bien servir à gérer un projet complexe qu'à organiser des tâches récurrentes (onboarding, notes de frais...) ou des événements (salons, séminaires...).
Trello dispose d'une version gratuite déjà très complète. Ses versions payantes (à partir de 5$/utilisateur/mois) se justifient si vous avez besoin de fonctionnalités avancées (automatisation, timeline, rapports, SSO...). Une valeur sûre pour gérer efficacement ses projets.
Google Workspace : la suite bureautique collaborative dans le cloud
Anciennement G Suite, Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive...) est devenu en quelques années la suite bureautique collaborative de référence. Accessible depuis n'importe quel appareil, elle permet à vos équipes de co-créer et partager tous leurs documents en ligne, tout en discutant en temps réel.
L'intégration native avec d'autres outils Google comme Chat et Meet permet de communiquer efficacement sans quitter son environnement de travail, que ce soit par messages ou visioconférence. Les outils d'administration centralisée et de sécurité renforcée rassurent les services informatiques.
Google Workspace propose différentes formules adaptées à la taille de votre entreprise, à partir de 4,68€ par utilisateur et par mois. La suite idéale pour remplacer les outils bureautiques traditionnels (Microsoft 365) par des applications cloud collaboratives.
Conclusion
Vous l'aurez compris, il existe aujourd'hui une multitude d'outils puissants et accessibles pour fluidifier le travail en équipe et booster votre productivité, que ce soit pour la gestion de projet, le partage de connaissances, la communication ou encore la création de documents.Notion, Monday, Asana, Trello, Google Workspace... A vous de choisir la combinaison de solutions qui répondra le mieux aux besoins et aux habitudes de travail de votre entreprise. L'essentiel est de rester pragmatique et de ne pas multiplier les outils, au risque de perdre vos collaborateurs en route. Mieux vaut miser sur un socle simple et efficace, quitte à l'enrichir progressivement.
N'hésitez pas à impliquer vos équipes dans le processus de sélection et à tester les différents outils, souvent proposés gratuitement pendant 30 jours. Car ce sont les utilisateurs finaux qui feront le succès (ou non) de vos outils collaboratifs. Et n'oubliez pas qu'un outil digital, même le plus innovant, ne remplacera jamais une culture d'entreprise ouverte et collaborative. A vous d'impulser le changement !
